El 2 de mayo de 2022 se cumple el plazo fijado por la DIAN, para que las personas naturales o jurídicas que sean facturadores electrónicos comiencen a generar y transmitir el documento soporte.
Por lo general, cuando se habla del sistema de facturación electrónica, el foco del debate suele ser casi siempre el mismo: la factura electrónica de venta, y cómo las organizaciones en el país -especialmente las pymes- pueden transitar hacia este modelo de la forma más práctica y cómoda posible.
Sin embargo, lo que muchos hasta ahora desconocen -incluidas algunas empresas- es que el sistema de facturación electrónica es todo un ecosistema conformado por diferentes elementos, entre los cuales, por supuesto, se encuentra la factura electrónica, pero del que también hacen parte otros componentes, como el denominado ‘documento soporte de pago de nómina electrónica’, que son de mucha importancia para el actual proceso de transformación digital.
Según Loggro, una compañía 100% colombiana que ayuda a las organizaciones del país a administrar de forma más fácil, inteligente y segura sus negocios en línea, el documento soporte – el cual se genera cuando se le realizan compras a personas o empresas no obligadas a facturar – tiene por objetivo soportar la compra de un bien o servicio por parte de unas empresas determinadas. “Como su nombre lo indica, este documento sirve de soporte fiscal de costos y deducciones en la declaración de renta, a un comprador cuando adquiere un bien o servicio a un proveedor no obligado a expedir factura de venta o documento equivalente, el cual es generado por el mismo comprador utilizándose la numeración autorizada por la DIAN”, explica Luis Alfredo Alcaraz, líder de facturación electrónica de la compañía.
Aunque es evidente que el documento soporte cumple un papel muy importante dentro del sistema de facturación electrónica, algunas dudas siguen persistiendo entre las personas y/u organizaciones en el país, sobre todo, en lo referente a los sujetos que cobija esta normativa, los beneficios que conlleva, y los aliados estratégicos que pueden ayudar en el cumplimiento de esta disposición legal.
¿Quiénes están obligados a generarlo?
De acuerdo con la DIAN, están obligados a generar y transmitir el documento soporte a la DIAN, todas las personas naturales o jurídicas que sean facturadores electrónicos, que sean contribuyentes del impuesto de renta y complementarios que necesiten soportar la compra de un bien o servicio a un proveedor que no está obligado a expedir factura de venta.
“Recordemos que el soporte ideal de todo costo o gasto es la factura, pero al comprarle a una persona que no está obligada a facturar, es imposible tener la factura, entonces el comprador genera y transmite el documento soporte a la DIAN, lo que le permitirá restarse en su declaración dicho gasto”, señala Alcaraz.
Es importante recordar que la generación y transmisión de forma electrónica del documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente, deberá hacerse efectiva a partir del 2 de mayo de 2022, de acuerdo con el último plazo fijado por la DIAN.
¿Qué beneficios conlleva?
Como se dijo antes, una de las finalidades del documento soporte, es servir de sustento fiscal de costos y deducciones en la declaración de renta, para soportar adecuadamente todas las adquisiciones de bienes y/o servicios que se hayan hecho con proveedores no obligados a emitir factura o documento equivalente.
Adicionalmente, no hay que olvidar que, como parte de un mismo ecosistema, el documento soporte persigue los mismos beneficios que la factura electrónica, cómo: pasar del papel a los mensajes electrónicos (desmaterialización de documentos); agilizar los procesos de devolución de saldos a favor de impuestos por parte de la DIAN (debido a que la entidad ya no tiene que pedírselos a los contribuyentes pues ya cuenta con los soportes); e identificación de potenciales declarantes de renta , entre otros.
¿Cómo puedo generarlo?
Para generar y transmitir el documento soporte, se cuenta con tres opciones o modos de operación como lo llama la DIAN para que las organizaciones puedan generar el documento soporte respectivo y éstos son: La solución gratuita, desarrollo propio y aliado estratégico para el caso Loggro.
La solución gratuita es un servicio que ofrece la DIAN para que las personas naturales y jurídicas que sean facturadores electrónicos puedan tramitar el documento soporte de manera virtual. Este tipo de soluciones son desconectadas de los sistemas contable que pueda tener el contribuyente.
Por su parte, las compañías también pueden tramitar sus documentos soporte ante la DIAN, a través de un sistema de desarrollo propio, que incluya todos los anexos técnicos en la plataforma corporativa correspondiente, lo cual por temas de costos y tiempos está prácticamente fuera del alcance de las pymes y/o emprendedores.
El tercer camino, y el más recomendable, es trabajar con un aliado estratégico que no solo se encargue de generar y enviar el documento soporte a la DIAN, sino que, más importante aún, pueda ayudar a las organizaciones a dar el salto definitivo hacia la transformación digital, por medio de la adaptación al sistema de facturación electrónica en su conjunto.
En el caso de Loggro, la compañía ofrece una implementación fácil de operar en donde todos los elementos que hacen parte del ecosistema de facturación electrónica (incluido el documento soporte) están integrados en tiempo real y a solo un clic con el sistema contable.
“Contamos con una opción de documento soporte en el módulo de compras donde se puede hacer el trámite de este documento, y en caso de requerirlo, generar la impresión en físico, cumpliendo con todas las especificaciones establecidas por la DIAN. De esta manera, le estamos ayudando al empresario a que pague menos impuestos de manera legal, porque al hacerse la transmisión a la DIAN de dicho documento, lo convierte en un soporte fiscal de costos y deducciones que podrán deducirse de la declaración de renta”, enfatiza Alcaraz.
Por último, vale la pena señalar que el ecosistema de facturación electrónica y sus diferentes componentes (como el documento soporte), contribuye a allanar un camino hacia una era 100% digital, que a su vez impulse un entorno de mayor legalidad en el país, donde las transacciones económicas deben estar debidamente soportadas y visibles al escrutinio de la máximo autoridad tributaria en Colombia como lo es la DIAN.
Bonus track: ¿Cuáles son las características del documento soporte?
- Estar denominado expresamente como “Documento soporte en adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar”.
- Tener la fecha de la operación que debe corresponder a la fecha de generación del documento.
- Contener los apellidos y nombre o razón social y NIT o RUT del vendedor o de quien presta el servicio; este actor corresponde al sujeto no obligado a facturar o expedir documento equivalente.
- Contener los apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria -NIT del adquiriente de los bienes y/o servicios.
- Llevar el número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de documento soporte incluyendo el número, rango y vigencia autorizado por la DIAN.
- Tener la descripción específica del bien o del servicio prestado.
- Detallar el valor total de la operación.
- Incluir la firma del emisor del documento soporte al momento de la generación, de acuerdo con las normas vigentes y con la política de firma establecida por la DIAN.
- Utilizar el formato electrónico de generación establecido por la DIAN.
- El Código único de documento soporte – CUDS